Datenschutz bei Veranstaltungen

Informationspflichten nach Art. 13 DS-GVO in Bezug auf Veranstaltungen

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) bei Veranstaltungen von Bertelsmann sowie zu Ihren Datenschutzrechten.

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Die

Bertelsmann SE & Co. KGaA
Carl-Bertelsmann-Straße 270
33335 Gütersloh
E-Mail: info@bertelsmann.de

ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten verantwortlich. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DS-GVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Konzerndatenschutz“ oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@bertelsmann.de.

2.  Welche Daten werden über mich gespeichert?

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktinformationen, insbesondere Vor- und Nachname, ggf. Titel, Adresse, ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Angaben zum Unternehmen bzw. der Institution, für die Sie tätig sind
• Angaben zu Ihrer beruflichen Position
• ggf. auf der Veranstaltung von Ihnen erstellte Foto- und Videoaufnahmen
• ggf. Geburtsdatum und Geburtsort (z.B. bei Einladungen zu Veranstaltungen, die eine Sicherheitsüberprüfung durch das BKA erfordern)

Grundsätzlich erheben wir diese Daten direkt von Ihnen. In Einzelfällen erhalten wir personenbezogene Daten über Sie von dem Unternehmen bzw. der Institution, für die Sie tätig sind, damit wir Sie zu einer unserer Veranstaltung einladen können.

3. Wofür werden meine Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten (Name, Postanschrift, E-Mailadresse) zum Versand von Einladungen zu unseren Veranstaltungen, die Ihren Interessen entsprechen, und im Vorfeld der Veranstaltung relevanten Materialien (z.B. Programm) per Post oder Email. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO beruhend auf unserem berechtigten Interesse an einer adäquaten Kommunikation unserer Unternehmensstrategie und unseres unternehmerischen Handelns, das auch öffentliche Veranstaltungen sowie die Einbindung von Berichterstattern umfasst.

Wenn Sie keine Einladungen zu unseren Veranstaltungen mehr wünschen, haben Sie die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten zu diesen Zwecken jederzeit zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an info@bertelmann.de senden. In diesem Fall werden wir die Zusendung von Einladungen zu unseren Veranstaltungen unverzüglich beenden. 

Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, die von uns ausgerichtet wird, verarbeiten wir Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten, um die Veranstaltung durchzuführen und Ihnen die Teilnahme zu ermöglichen. Dazu zählt auch, dass wir ggf. Ihren Namen, Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Institution und Ihre derzeitige berufliche Position in ein Teilnehmerverzeichnis aufnehmen, das den anderen Teilnehmern der Veranstaltung (ggf. auch in elektronischer Form) zur Verfügung gestellt wird, oder stellen ggf. Ihre Daten (Name, Angabe zu Unternehmen/Institution) den Moderatoren der Veranstaltung zwecks Durchführung der Veranstaltung zur Verfügung. Darüber hinaus nutzen wir diese Daten, um Ihnen nach der Veranstaltung erstellte veranstaltungsrelevante Materialien (z.B. Tagungsband) zuzusenden. Ferner geben wir ggf. Ihre Daten an kooperierende Institutionen weiter, soweit dies zur Durchführung der Veranstaltung und der Ermöglichung Ihrer Teilnahme erforderlich ist, z.B. externes Gästemanagement. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO. 

Bei Veranstaltungen, an denen Personen des öffentlichen Interesses teilnehmen und daher ein hohes Interesse an einer medialen Berichterstattung besteht (wie z.B. Rosenball, Bertelsmann Party, UFA-Filmnächte), nehmen wir den Namen und die Funktion / berufliche Position dieser Personen des öffentlichen Interesses in Gästelisten / Teilnehmerverzeichnisse auf, die wir – über die in vorstehenden Absatz 2 beschriebene Nutzung hinaus – auch auf den Websites von Bertelsmann Dritten, z.B. interessierten Pressevertretern, zur Einsicht und zum Download zur Verfügung stellen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung.

Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Veröffentlichung Ihrer auf der Gästeliste befindlichen Daten auf unserer Website mit künftiger Wirkung zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an info@bertelmann.de senden.

Soweit Sie zu einer Veranstaltung eingeladen werden, die eine Sicherheitsüberprüfung durch das BKA erfordert, werden Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten zur Durchführung der Sicherheitsprüfung verwendet und zu diesem Zweck auch an das BKA weitergegeben. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b), c) und e) DS-GVO.

Darüber hinaus werden bei unseren Veranstaltungen regelmäßig Fotos und/oder Videos aufgenommen, die teilweise auf unserer Homepage, in unseren Social Media Kanälen, im Rahmen von externer und interner Berichterstattung oder in Bertelsmann-Newslettern veröffentlicht werden, ggf. auch zusammen mit Ihren Namen. Neben den Foto- und Videoaufnahmen werden dabei automatisch auch Metadaten, wie z.B. Ort und Zeit der Aufnahme und Standort, in den Digitalkameras gespeichert. Rechtsgrundlage für das Anfertigen und Speichern von Foto- und Videoaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung. Rechtsgrundlage für das Veröffentlichen der Foto- und Videoaufnahmen sind §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG).

Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO das Recht aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Anfertigung und Speicherung Ihrer Foto- und Videoaufnahmen mit künftiger Wirkung zu widersprechen, in dem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an info@bertelmann.de senden. 

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei den Veranstaltungen externe Berichterstatter zugegen sind, die ebenfalls Fotos und Videos erstellen. Da wir aber keinen Einfluss auf die den externen Berichterstattern erstellten Fotos und Videos und deren Verwendung durch diese haben, können wir zu Zweck und Umfang der Verarbeitung Ihrer Daten durch diese externen Berichterstatter keine Angaben machen.

4. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit Sie aber an unseren Veranstaltungen teilnehmen, oder Einladungen zu den Veranstaltungen erhalten möchten, müssen Sie uns Ihre Daten bereitstellen. Ohne Ihre Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen Einladungen zu unseren Veranstaltungen zukommen zu lassen oder Ihnen die Teilnahme an unseren Veranstaltungen zu ermöglichen.

5. Wer bekommt meine Daten?

Wir geben Ihre Daten zu den unter Ziffer 3 genannten Zwecken an die in Ziffer 3 genannten Stellen weiter. Des Weiteren setzen wir Dienstleister (Auftragsverarbeiter, z.B. Versanddienstleister) weisungsgebunden ein, unter anderem für den postalischen oder digitalen Versand von Einladungen oder im Rahmen des Gästemanagements. Sämtliche Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Soweit diese Dienstleister Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, kann dies dazu führen, dass Ihre Daten in ein Land übermittelt werden, welches nicht den gleichen Datenschutzstandard wie die Europäische Union gewährleistet. In diesem Fall stellen wir sicher, dass die Dienstleister vertraglich oder auf andere Weise ein gleichwertiges Datenschutzniveau garantieren. Sie können über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten eine Kopie dieser Garantien anfordern.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Kontaktdaten zwecks Versands von Einladungen bis zu Ihrem Widerspruch, um dem berechtigten wechselseitigen Interesse an Kommunikation bzw. Information nachkommen zu können. Ihren Widerspruch werden wir zu Beweissicherungszwecken für die Dauer von 3 Jahren speichern.

Die sonst zur Durchführung der Veranstaltung oder zwecks Sicherheitsüberprüfung erhobenen Daten werden direkt nach der Veranstaltung [GJZ1] gelöscht.

Die von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO gespeicherten Foto- und Videoaufnahmen nebst der Metadaten werden solange gespeichert, bis Sie gemäß Artikel 21 Abs. 1 DS-GVO berechtigterweise Widerspruch gegen die Speicherung eingelegt haben, es sei denn es liegen vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung im Sinne von Art. 21 Abs. 1 Satz 2 DS-GVO vor.

Sollten Daten an weisungsgebundene Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, geschieht dies nur in dem Umfang und für den Zeitraum, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Bertelsmann stellt sicher, dass entsprechende Löschvereinbarungen eingehalten werden.

7. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DS-GVO zu verlangen. Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit). Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie sich jederzeit an den in Ziffer 1 genannten Kontakt wenden. Informationen zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie unter Ziffer 3.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Die für uns zuständige Behörde ist das LDI Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf. Sie können sich aber auch an die für Ihren Wohnort zuständige Datenschutzbehörde wenden, die Ihr Anliegen dann an die zuständige Behörde weiterleiten wird.

Stand der Datenschutzhinweise: 25. Mai 2018